Morgane Martini – Cheffe de projets usages numériques de GRAND LAC, nous présente l’importance de mettre en place un système de communication digitale Email/SMS « canal d’entrée et reflet de l’image de sa communauté d’agglomération… En plus de proposer un système très simple d’utilisation, le conseil et la proximité du support d’Express-Mailing ont été décisifs dans l’adoption de cette plateforme évolutive, partagée par tous nos services ».
L’agglomération GRAND LAC
GRAND LAC est une communauté d’agglomération de Savoie dont le siège est situé à Aix-Les-Bains.
« Entre lac et montagne, les activités touristiques, économiques et universitaires rendent notre territoire attractif et dynamique toute l’année. Nous avons la chance de vivre dans un cadre de vie privilégié où la préservation de cet équilibre est un enjeu fort pour notre Président » déclare Morgane Martini - Cheffe de projets usages numériques de GRAND LAC.
Chiffres clés :
- 28 communes soit 10% des communes de Savoie;
- 540 agents;
- Près de 80 000 habitants;
- 34834 hectares soit 6% de la superficie de la Savoie;
- 31 services.
GRAND LAC intervient sur 3 grands domaines du territoire : les services à la population, l'aménagement et le développement du territoire et l'environnement.
Au sein de la direction des systèmes d’information de GRAND LAC, depuis janvier 2024, la mission de Morgane Martini est d’accompagner les différents services de l’agglomération dans l’amélioration de leurs usages numériques, autant pour l’étude et la proposition de nouvelles solutions que pour les usages existants.
« Je suis en contact permanent avec les services et les agents de GRAND LAC pour échanger sur les bonnes pratiques, répondre à leurs demandes en matière d’outils numériques, les former et tenter de mutualiser l'utilisation de portails ou de plateformes digitales », décrit Morgane Martini.
Une plateforme Emailing pour professionnaliser la création et la diffusion de messages ciblés
Avant 2024, les différents services de GRAND LAC diffusaient leurs messages, à partir des messageries individuelles des collaborateurs, avec toutes les limitations et risques que cela implique : manque d’harmonisation graphique des messages entre les services et d’identité de GRAND LAC, difficulté de design dans Outlook, problèmes de SPAMS et aucune visibilité sur les performances des messages…
« J’ai effectué une étude de marché sur les types de plateformes Emailing existantes, recherché un prestataire avec l’expérience des collectivités, ayant la capacité de nous apporter le conseil et le support nécessaires au démarrage. Express-Mailing a complètement répondu à ce cahier des charges », confirme Morgane Martini.
La plateforme permet aujourd’hui d’informer les différentes catégories de destinataires des communiqués de GRAND LAC de manière très ciblée : de 50 à plusieurs milliers de contacts correspondant à divers segments d’audience : professionnels, partenaires ou particuliers, peuvent ainsi recevoir l’information qui les concerne.
« Plateforme sécurisée, conviviale, assurant la délivrabilité maximale des messages, en conformité avec la réglementation RGPD et 100% française ont été des critères déterminants en faveur d’Express-Mailing », complète Morgane Martini.
La plateforme Express-Mailing est partagée par une dizaine de services de l’agglomération GRAND LAC
A ce jour environ une vingtaine de personnes utilisent Express-Mailing : assistantes administratives et responsables de service.
L’administration multicomptes de la plateforme, permettant de dédier un compte par service, offre une organisation structurée et une répartition correspondante de la facturation des crédits de diffusion.
« La priorité a été de démarrer avec quelques modèles de messages, de devenir autonome sur le système, puis de monter en compétences dans l’élaboration de newsletters », décrit Morgane Martini.
« La formation personnalisée, assurée par Express-Mailing m’a été très bénéfique pour ensuite construire le programme de prise en main du système, adapté à mes collègues », précise-t ’elle. En outre, Express-Mailing a pris en compte un certain nombre de nos commentaires pour nous apporter certaines options supplémentaires sur la solution Emailing qui est déjà un réel succès après quelques mois d’utilisation. », développe Morgane Martini.
« Simplicité d’utilisation, guidage pas à pas, possibilité de créer des modèles à l’image de GRAND LAC, adaptés aux différents services, le suivi statistique détaillé ainsi que plateforme SMS associée à la plateforme Emailing, sont un atout pour gérer les campagnes », explique Morgane Martini.
Exemple de campagnes Emailing GRAND LAC
NOUVEAU SERVICE D'ASSAINISSEMENT PUBLIC, DESTINÉ AUX PARTICULIERS
Lancement d’un service d’entretien des installations d’assainissement non collectif à destination des particuliers dont les équipements ne sont pas raccordés au réseau d’eaux usées.
Prochaine étape : l’utilisation de la solution SMS
La prochaine étape est d’utiliser le système SMS pour la préparation rapide et l’envoi de communiqués urgents. Toute actualité ou alerte qui nécessite une diffusion immédiate, sous un format court pourra être traitée via le système SMS d’Express-Mailing.
« C’est vraiment très facile aussi de construire une campagne SMS. J’accompagnerai tous les services de la même manière que pour la mise en place de la solution d’Emailing… Les retours d’expérience des utilisateurs de la plateforme sont transmis à Express-Mailing qui reste très à l’écoute », explique Morgane Martini.
Conclusion
La plateforme Express-Mailing est l’un des canaux d’information digital privilégié de GRAND LAC.
« Je travaille main dans la main avec le service Communication de GRAND LAC qui valide les modèles d’Email (templates), nous fournit le cadre graphique et les bases de contenu de campagne », déclare Morgane Martini.
Le suivi des rapports de campagne est très important pour permettre aux services d’évaluer l’accueil des messages et d’être capable de réajuster les prochains communiqués, selon les résultats d’ouverture, de clics, d’inscription, de demande d’information, etc.
« La mise en place de la plateforme Express-Mailing a permis la création de communiqués incitant les destinataires à interagir et cliquer sur des liens redirigés vers le site web. Cela dynamise la création de trafic sur le site web de GRAND LAC », conclut Morgane Martini.